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Como funciona o Cartão Corporativo Inteligente e quais as suas vantagens?
Despesas Corporativas
Thaís Moreira
·
Analista de Marketing
Em um contexto dinâmico das empresas, fazer a gestão de recibos e notas fiscais pode levar muito tempo e não ser nada otimizado. É aí que entra o cartão corporativo: a solução para a gestão de gastos de forma inteligente e com segurança jurídica. Fica aqui e confira tudo sobre o tema!
Cartão Corporativo Inteligente: o que é, como funciona
Já imaginou o seu colaborador fazer uma viagem a trabalho e ter que guardar toda nota fiscal e todo recibo para depois prestar contas com o financeiro da empresa? A prática de reembolso, onde muitas vezes o funcionário só recebe no mês seguinte, é bastante comum, mas pouco prática para as empresas e para o trabalhador.
Na outra ponta, as empresas precisam encarar uma gestão de despesas ainda complexa, tendo que monitorar gastos, evitar fraudes e reunir comprovantes. É nesse cenário que o cartão corporativo chega para organizar o caos da gestão de despesas: uma ferramenta estratégica para o gerenciamento de gastos com mais transparência e controle, com menos burocracia.
Mas como saber se é vantajoso para a sua empresa? Neste artigo, vamos explicar o que é o cartão corporativo, como ele funciona na rotina das empresas e como ele é uma ferramenta eficaz para substituir o reembolso.
O que é o cartão corporativo inteligente?
Seja em grandes ou pequenas empresas, ter um cartão corporativo pode simplificar muito o dia a dia de quem precisa separar gastos pessoais e profissionais. Ele serve principalmente o controle de gastos com produtos e serviços, onde o funcionário consegue pagar com crédito, débito ou pré-pago.
No dia a dia funciona assim: a empresa emite um cartão em seu nome, vinculado ao próprio CNPJ, e consegue fornecê-lo aos colaboradores de acordo com suas políticas internas.
A partir disso, o colaborador consegue pagar por viagens, alimentação, hospedagem, deslocamento, compras operacionais e outros gastos referentes à empresa. Por centralizar esses custos e definir parâmetros de utilização, a empresa consegue ter maior controle, transparência e segurança.
Na rotina da organização, os impactos positivos do cartão corporativo também aparecem, principalmente com o registro automático das transações, relatórios, controle de gastos por colaborador, definição de limites e muitas outras funcionalidades.
Para o colaborador, também tem vantagens bem atrativas, já que ele pode pagar as despesas como em um cartão de rede aberta e ampla, que conta com uma grande gama de utilização e não precisa guardar notas e recibos para apresentar à empresa.
Por que o cartão corporativo funciona para as empresas e colaboradores?
Para que o cartão corporativo facilite a gestão de custos da empresa, é fundamental que exista uma política por trás, que irá definir as regras de utilização, quais custos e tipos de estabelecimentos são permitidos, além dos valores e limites por categoria.
E como a empresa mantém o controle de cada gasto por funcionário? Cada cartão é associado a um único colaborador, mas o controle é feito pelo gestor financeiro.
O que torna o cartão corporativo inteligente melhor do que o reembolso?
Já explicamos como o cartão corporativo funciona e como é feito o controle por parte da empresa. Agora você vai entender a lógica por trás, que torna esse modelo na melhor opção para a gestão de gastos corporativos.
Hoje, o reembolso funciona de forma reativa, o colaborador está em viagem, tem custos e a empresa só fica sabendo depois que o gasto já ocorreu. Dessa forma, perde-se o controle porque:
Não há monitoramento de custos em tempo real
Há riscos de gastos fora das regras permitidas
O processo é manual e sujeito a erros
Perde-se tempo na apuração de todas as notas e recibos
Já o cartão corporativo inteligente atua diretamente nesses gargalos, porque:
Oferece controle em tempo real: a transação é feita e o gestor consegue verificar tudo na plataforma em tempo real;
Notifica transações suspeitas: toda transação fora das políticas da empresa ou compras suspeitas são automaticamente notificadas pela plataforma;
Entrega dados mais precisos: com todos os gastos concentrados em um único lugar e com fácil acesso, o gestor consegue identificar padrões, negociar e tomar decisões baseadas em dados, sem achismos.
No fim, não se trata apenas de trocar um método pelo outro, mas de uma mudança no próprio modelo de gestão: mais centralizado e com maior controle.
Os benefícios que só o cartão corporativo pode oferecer
Além dos benefícios que trazem maior controle para a empresa, o cartão corporativo também impacta outras áreas, com vantagens bem robustas:
1. Otimização do planejamento financeiro
Com tudo em um único lugar, é mais fácil ter previsibilidade e otimizar o planejamento financeiro, mantendo históricos precisos que facilitam a tomada de decisão.
2. Rastreabilidade financeira
Todos os gastos ficam registrados, permitindo que o gestor faça a auditoria de cada gasto, se assim desejar, além de ter maior garantia na prestação de contas.
3. Prevenção de fraudes
A empresa consegue definir travas, categorias permitidas e até limitar valores, o que reduz bastante a possibilidade de fraudes.
4. Acesso a relatórios
O gestor também consegue emitir relatórios precisos direto da plataforma, selecionando período, centro de custo e outros filtros que permitem uma análise mais precisa.
5. Redução de burocracia
Imagina ter que esperar o colaborador enviar os recibos, conferir um por um, gerir diversas notas e programar reembolsos. Pensa no tempo gasto apenas com tarefas operacionais. Com o cartão corporativo inteligente, você elimina vários passos e, consequentemente, a burocracia.
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